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News du 10 janv. 2018 17:16

GXD5 RIS satisfait aux nouvelles obligations légales

A compter du 1er janvier 2018, en application du 3° bis du I de l'article 286 du Code Général des Impôts (CGI), toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. NGI Group fait le point sur ces obligations légales et vous présente comment GXD5 RIS y répond.

A partir du 1er janvier 2018, le gouvernement accentue sa lutte contre la fraude fiscale en imposant, en application du 3° bis du I de l’article 286 du Code Général des Impôts, à toute entreprise assujettie à la TVA, l’utilisation d’un logiciel de gestion, de comptabilité ou d’un système de caisse, répondant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. Objectif : faciliter le contrôle inopiné par l’administration des transactions concourant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et fiscaux.

Ce que dit la loi

Condition d’inaltérabilité
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements et les rendre inaltérables.
Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées. Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.

Conditions de sécurisation
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.
Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine.

Conditions de conservation
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).
Est imposée la conservation des données de règlement pendant 6 ans à compter de leur enregistrement dans le logiciel.

Conditions d’archivage
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.
Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge.
Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.

Le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :
- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation ;
- soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.
Il s'agit d'un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions.

Comment GXD5 RIS y répond…

GXD5 RIS satisfait aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage :

Condition d’inaltérabilité
Toute opération réalisée au sein de GXD5 RIS ne peut être supprimée, elle est enregistrée au sein de la base de données. GXD5 RIS bénéficie donc d’une traçabilité parfaite des connexions et des opérations réalisées par les différents utilisateurs. 
Par ailleurs, il n’est bien-entendu pas possible de toucher au montant d’une facture sans procéder à une nouvelle écriture, ou de modifier un encaissement après clôture.

Conditions de sécurisation
L’accès à l’application est sécurisé par un identifiant et un mot de passe. Les droits de création, de modification et de visualisation des informations liées à la facturation et aux encaissement sont gérés par utilisateur au sein de l’applicatif.

Conditions de conservation
GXD 5 RIS bénéficie d’un système de clôture : la périodicité (journalière, mensuelle, annuelle, etc.) est paramétrable. La validation des journaux d’encaissement et la clôture d’une période figent les écritures sur la période.  Ces dernières sont enregistrées en base de données et font l’objet d’une sauvegarde.  

Conditions d’archivage
La fonction « Export comptable » de GXD5 RIS permet de générer et d’archiver sur le serveur le fichier des écritures détaillées exportées au format attendu par le logiciel comptable.
Le respect du logiciel aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, fait l’objet d’une attestation adressée à nos clients.